Hogyan pörgessük fel a napi Scrum megbeszéléseket?

by | May 20, 2016

Ez a cikk az adaptiveconsulting.hu oldalon jelent meg elsőként „Hogyan pörgessük fel a napi Scrum megbeszéléseket?” címmel.

Egy tapasztalt coach 15 perc alatt sok fontos következtetést tud levonni egy Scrum csapat működéséről. Elég a napi Scrum megbeszélést megfigyelni. A napi Scrum, vagy standup megbeszélések adják a csapat pulzusát. Gyenge, vagy rendellenes pulzussal senki sem képes komoly teljesítményre. Ugyanígy egy Scrum csapat sem.

Mire való a napi Scrum megbeszélés?

A Scrum lényege a csapatmunka: a csapat tagjainak a közös cél érdekében tett, összehangolt erőfeszítése. A klasszikus projektmenedzsment szemléletben a résztvevők munkájának összehangolását a projektvezető végzi.
A Scrum csapatnak viszont nincs projektvezetője, a csapat tagjainak közös felelőssége, hogy a munka szervezett és hatékony legyen. Van ugyan Scrum Master, de ő a Scrum mechanizmusainak fenntartásán keresztül biztosítja az szervezettséget, nem pedig a feladatok kiosztásával. Az egyik ilyen mechanizmus éppen a napi Scrum megbeszélés.
A napi Scrum megbeszélések célja, hogy megteremtse az összhangot a csapat tagjai között. A napi Scrum biztosítja, hogy a csapat minden tagja pontosan tisztában legyen azzal, hogy mit kell közösen tenniük a cél elérése érdekében, illetve, hogy egyénenként milyen hozzájárulást kell tenniük a sikerért.

A Scrum Guide ajánlása alapján a csapat minden tagja három kérdést válaszol meg a napi Scrum megbeszélés során.

  1. Mit tettem az előző napi Scrum óta, ami közelebb vitt minket a sprint céljának eléréséhez?
  2. Mit tervezzek tenni a következő napi Scrum megbeszélésig, ami segíti a csapatot a sprint céljának elérése érdekében?
  3. Látok-e bármilyen akadályt, vagy kockázatot, ami veszélyezteti, hogy elérjük a sprint célját?

A napi Scrum megbeszélés központi eleme tehát a Sprint célja és annak elérése. Mi következik ebből? Az, hogy a jó napi Scrum alapfeltétele a jól megfogalmazott sprint cél.
Mivel a Scrum elsősorban magas kockázatú, bizonytalan projektek lebonyolítására kialakított módszer, ezért természetesnek veszi a bizonytalanságot. A napi Scrum célja, hogy ezeket a bizonytalanságokat a felszínre hozza és keretet biztosítson a helyzet folyamatos kiértékelésére és a döntések meghozatalára.

Hogyan szoktuk elrontani a napi Scrum megbeszéléseket?

A leggyakoribb hiba, hogy a csapatok nem tűznek ki sprint célt, így nincs mihez igazítani a napi Scrum megbeszéléseket. A cél hiányában a csapattagok beszámoló jelleggel „jelentenek” arról, hogy mit csináltak az elmúlt napon. Ahelyett, hogy a csapat együttműködésének motorja lenne, a napi megbeszélések egyirányú beszámolóvá alakulnak, mindenki a saját feladatára és beszámolójára kezd koncentrálni. Lassan kialakulnak az egyéni feladatok és a csapat sok különálló szigetre oszlik. Rosszabb esetben minden ember egy önálló sziget lesz.

Hová vezet a hibás működés?

  • Mindenki a saját feladatára koncentrál, ezért a kommunikáció lelassul, a csapattagok nem figyelnek egymásra.
  • Mindenki egy önálló user story megvalósításával foglalkozik, így rengeteg sztori készítése folyik párhuzamosan.
  • A csapat tagjai nemcsak hogy önállóan dolgoznak, de gyakran egyedül is maradnak. Ennek következtében hajlamosak beleragadni a problémákba, ami végül lassabb haladást eredményez.
  • A sok párhuzamos, lassan haladó feladat miatt gyakran előfordul, hogy a sprint végén alig valami készült el, a legtöbb feladat „majdnem kész” állapotban marad.
  • A csapat sebessége ezért nagyon szélsőségesen ingadozik, képtelen előrejelezni a következő sprint eredményeit.
  • A csapat végül sikerélmények nélkül marad, fokozatosan elkezdi elveszíteni a motivációját. A motiváció nélküli csapat egyre jobban elhanyagolja a célok kitűzését, a tagjai még jobban befelé fordulnak és végül csak a látszatát tartják fenn a Scrum működésnek. A csapat a céltalanság csapdájába esik.

Hogyan tudunk kimászni az ellaposodott napi Scrum megbeszélések csapdájából?

Húzóelv: fejezzünk be többet, kezdjünk el kevesebbet

Az egyik legjobb módszer a napi Scrum megbeszélések felélesztésére a Lean szemléletből jól ismert húzóelv alkalmazása. Miről is szól a húzóelv?
A húzóelv lényege, hogy a munkát egy jól definiált lépéssorozaton keresztül valósítjuk meg úgy, hogy a lépéssor legvégén lévő elemek állapota vezérli a teljes folyamatot. A vezérlés úgy történik, hogy ha a folyamat végén lévő elem továbblépett egy következő státuszba, az jelzi az azt megelőző fázisnak, hogy kész egy újabb munkadarabot fogadni.

Az üres hely felszabadulása jelzi, hogy a tervezés oszlopból készen állunk egy új sztori megvalósítására.

A húzóelv biztosítja, hogy a lehető legkevesebb félkész munka legyen a munkafolyamatban, azaz a készleteket a lehető legalacsonyabb szinten tartsuk.

Ez a szemlélet nagyon hasznos a legtöbb sikertelen sprintekkel küzdő csapat számára, ugyanis segíti a csapatot az eredményekre koncentrálni és megteremteni az együttműködést.

Húzóelv központú napi Scrum megbeszélés: lean standup

A húzóelv alapú napi Scrum megbeszélés az egyén helyett az érték leszállítására koncentrál. Ennek egyik feltétele, hogy a csapat tábláján a leszállítandókra (user story) koncentráljunk, amelyek világos munkafolyamatokon haladnak keresztül. Ha ez rendelkezésünkre áll, akkor a napi Scrum megbeszélés a következő forgatókönyv szerint zajlik.

  1. A Scrum Master rámutat a táblán a legutolsó, még nem kész user story kártyára. Mit tettünk eddig és mit kell még tennünk azért, hogy ezt a kártyát a következő státuszba juttassuk?
  2. A csapatból az az ember szólal meg következőként, aki tudja, hogy mit kell tenni a sztori következő státuszba juttatása érdekében.
  3. A cél, hogy a csapatból a lehető legtöbb ember találjon magának feladatot ezen az egy kártyának továbbmozdításán. (Természetesen az ésszerűség határain belül úgy, hogy az emberek ne akadályozzák egymás munkáját.)
  4. Ha összegyűjtöttük (és rögzítettük), hogy milyen feladatokat kell elvégezni a kártya következő státuszba juttatása érdekében, a csapat megnézi, hogy maradt-e még szabad kapacitása a következő napi Scrum megbeszélésig. Ha nem, akkor vége a megbeszélésnek, mindenki teszi a dolgát. Ha még maradt szabad kapacitás, akkor a sorban következő kártyára fókuszálva ismételjük meg ugyanezt a beszélgetést.
  5. Mikor a csapat úgy látja, hogy a csapat kapacitását lekötötték az előttünk álló napra érdemes egy gyors kört menni, ahol mindenki elmondja, hogy ő mit fog tenni a megbeszéltek szerint. Minden feladatnak egy, a táblán lévő user story kártyához kell kötődnie.

A módszer biztosítja, hogy a lehető legkevesebb dologgal foglalkozzunk egyszerre és minden feladatot egy jól meghatározott célkitűzés érdekében hajtsunk végre. Több éve alkalmazom ezt a módszert és minden esetben segített az ellaposodott és szétesett napi Scrum megbeszélések életre keltésében.

Alkalmazzuk tudatosan ezeket a módszereket!

Bármennyire is hiszek a fenti módszerben, fontos hogy tisztában legyünk a veszélyeivel is. A lean standup módszer segít a csapatnak abban, hogy hatékony munkafolyamatot valósítson meg és beindítsa a csapat tagjai közötti együttműködést. Tapasztalataim szerint tökéletesen működik alaposan megtervezett, vagy kevés bizonytalanságot rejlő munkák estén.
Fontos ugyanakkor, hogy a Scrum Master legyen tisztában azzal, hogy a jó Scrum csapat a sprint céljára koncentrál! Vigyázzunk arra, hogy a csapat fókuszát ne szűkítsük le kizárólag az egydarabos áramlásra. A napi Scrum megbeszélések célja végső soron az, hogy a csapat folyamatosan tisztában legyen az elérendő céllal és rendelkezzen elképzeléssel arról, hogy ezt hogyan fogja elérni. Az egydarabos áramlás szolgálja a sprint célját, nem pedig helyettesíti azt!

Hogyan alkalmazzuk a gyakorlatban?

A lean standup alkalmazását nagyban segíti, ha a user storyk és a feladatok nem keverednek össze a táblán. A Scrum Mate agilis projektmenedzsment rendszer például jól láthatóan elkülöníti a user storykat és az azok elkészítéséhez szükséges feladatokat, ami nagyban segíti a lean standup megbeszélések levezetését.
Némi testreszabással a Jira Agile is alkalmassá tehető a hatékony lean standup megbeszélések támogatására. A fizikai tábláknak meg természetesen nincsenek korátai… 🙂