Hogyan priorizáljam a feladataimat?

by | Feb 21, 2016

A hatékonyság kulcsa nem elsősorban a több feladat végrehajtása, hanem a megfelelő feladatok elvégzése. A kérdés persze az, hogy honnan tudjuk hogy melyek ezek a megfelelő feladatok? Más szóval: hogyan priorizáljam hatékonyan a feladataimat? Ezt fogjuk most bemutatni, konkrét példán keresztül.

Értsük meg az elvárt eredményt

A megfelelő feladat az, aminek elvégzése egy adott időpillanatban a legtöbb értéket termeli a vevőink vagy felhasználóink számára. A feladat értékét elsősorban az az eredmény határozza meg, amihez a feladat elvégzése hozzájárul. Tehát első lépésben ne a feladatokra koncentráljunk, hanem az eredményekre.

Az agilis fejlesztésben elterjedt a user story szerkezet használata, amelyet a következő képpen kell elképzelni:

„Szereplőként szeretnék egy szolgáltatást azért, hogy elérjek egy célt” szerkezet segít abban, hogy megfogalmazzuk az elérni kívánt eredményt. Nézzünk erre egy példát, mondjuk ennek a cikknek az elkészítését. Kézenfekvő lenne megfogalmazni a feladatot: készítsünk egy ismertetőt az eredményorientált feladatmenedzsmentről. Viszont éppen ez az, aminél jobbat akarunk. Szánjunk pár percet arra, hogy végiggondoljuk az elvárt eredményt.

Hogyan fog ez az írás értéket teremteni az olvasók számára?

Ez a cikk úgy fog értéket termelni az olvasóinak, ha Ők kipróbálják és a gyakorlatba sikeresen átültetik az itt elhangzottakat. Ennek megfelelően gyorsan megfogalmazzuk az elvárt eredményt.

Az oldalra tévedt látogatóként megértem az eredmény-oirentált feladat-menedzsment előnyeit és az olvasottakat a gyakorlatban is kipróbálom.

A továbbiakban a user story kifejezést egyszerűen magyarosítjuk és sztorinak fogjuk nevezni. A sztori azért találó kifejezés, mert minden sztorinak van egy főhőse, egy cselekménye és egy tanulsága.

A feladatmenedzsmentben használt sztorik főhőse az, aki az elkészült eredményt használni fogja, a tanulsága meg a tapasztalt eredmény. A cselekmény az az út, amin keresztül a főhős eljut az eredményig.

A feladatok másodlagosak

A feladatok olyan tevékenységek, amiket el kell végeznünk ahhoz, hogy a sztorikat leszállítsuk. Minél több feladatot végeztünk el – és időt töltöttünk el ezek elvégzésével – annál többet fektettünk a sztorik megvalósításába, azaz növeltük a sztorik költségeit. És ez egy fontos felismerés, amire innentől alapozni fogunk: minden egyes feladat végrehajtása a költségek növekedésével jár. A feladatok önmagukban nem képviselnek értéket. Érték csak akkor keletkezik, amikor a sztori által képviselt eredményt leszállítjuk a felhasználójának, vagy haszonélvezőjének.

Hogyan tegyünk különbséget eredmény és feladat között?

Válaszoljuk meg azt a kérdést, hogy értéket teremt-e egy munka elvégzése. Ebben segít ha meg tudjuk mondani, hogy pontosan kinél és hogyan fog jelentkezni ez az érték. Vegyük például ezt a cikket. Mi az elvárt eredmény?
Az elvárt eredmény, hogy az oldalra tévedt látogatók megértik és megkedvelik a cikkben ismertetett munkamódszert, majd ki is próbálják azt.

Az eredmény megfogalmazásán múlik a későbbi sikerünk

Az eredmény megfogalmazásán múlik a későbbi sikerünk

Eredmény-e az, hogy megírtam ezt a cikket? Kérdezzük másként: mennyiben járul hozzá a gépemen lévő dokumentum ahhoz, hogy sok ember kipróbálja az itt leírt módszert? Semmiben. Ezért a cikk megírása nem sztori, hanem feladat.

Ha felteszem magamnak a kérdést, hogy milyen feltételeknek kell teljesülnie ahhoz, hogy a felhasználóink értéket kapjanak, akkor eljutok a többi feladathoz.

  • Amennyire lehet, nívós cikket kell adnunk, hogy ne hagyják abba az olvasást. Feladat: átolvasás, ellenőrzés.
  • Az illusztrációk segítenek megérteni és olvashatóbbá tenni a cikket. Feladatok: 1) illusztrációk készítése 2) illusztrációk beillesztése a cikkbe.
  • El kell juttatni a potenciális érdeklődőkhöz a cikket. Feladatok: 1.) Publikálás 2.) A feliratkozott felhasználók értesítése.
  • Cselekvésre kellene ösztönözni az olvasókat, hiszen csak így fogják tudni hasznosítani mindazt, amit itt leírtunk. Feladat: hivatkozást elhelyezni a Scrum Mate rendszerre, aminek a segítségével könnyen kipróbálhatják a módszert.
  • Jó lenne tudni, hogy mennyien olvasták el ezt a cikket. Feladat: web analitikát és regisztrációk számát két héttel a cikk megjelenése után kiértékelni.

Ha felismerjük, hogy egy sztori elkészítése általában ugyanolyan feladatok elvégzésén keresztül történik, akkor azonosítottunk egy munkafolyamatot.

A feladatok és a munkafolyamat kapcsolata

Ha feltérképeztük a munkafolyamatunkat, akkor ezt célszerű megjelenítenünk, hogy lássuk hogy állunk egy eredmény leszállításával.

Ezt általában egy tábla segítségével tesszük meg úgy, hogy minden munkafolyamat-lépés egy önálló oszlopot kap. A táblákon berajzolt oszlopok mutatják azokat a munkafázisokat, amiken keresztül a sztorit elkészítjük és eljuttatjuk a felhasználójához. Minden olyan sztorit, aminek az elérésén éppen dolgozunk tegyünk fel a táblára a megfelelő oszlopba.

Ezzel nemcsak azt tesszük láthatóvá hogy milyen feladatokat kell még elvégezni, hanem a megkezdett sztorik mennyiségét és státuszát is.

A sztorik leszállítása során rendszeresen végrehajtandó tipikus feladatok alkotják a munkafolyamatot

A sztorik leszállítása során rendszeresen végrehajtandó tipikus feladatok alkotják a munkafolyamatot

A tábla minden oszlopa legalább egy feladatot meg is határoz: azt, amelyik ahhoz szükséges, hogy a sztorit egy következő oszlopba tegyük.
A státuszok váltásához szükséges feladatokon túl felmerülnek majd egyéb feladatok is. Például előfordulhat, hogy a lektornak felkért kollégánk észrevesz egy súlyos problémát az egyik beillesztett képben. Ez kapásból két új feladatot is eredményez: új kép készítése és a régi cseréje. Nem feltétlenül fogjuk a sztori elkészítéséhez szükséges összes feladatot ismerni már a munka megkezdésekor. Minden pillanatban törődjünk azokkal a feladatokkal, amik ahhoz szükségesek, hogy a sztorit a következő oszlopba rakhassuk.

A lehető legkevesebb sztorin dolgozzunk egyszerre

Ne akarjunk egyszerre túl sok sztorin dolgozni! Első pillanatra jó érzés lehet azt gondolni, hogy milyen sok minden „halad”, de ez egy csalóka kép.
Képzeljük el azt, hogy minden egyes leszállított sztori hozzáad a felhasználóink elégedettségéhez, és minden percben amikor nem kapnak semmi eredményt, egy kicsit elégedetlenebbek lesznek. Ez egyébként nagyjából igaz is a legtöbb felhasználóra…

Hogyan tudjuk az elégedettségüket folyamatosan magas szinten tartani?

Úgy, ha gyakran adunk nekik eredményeket. Meglepő módon ezt nem úgy tudjuk elérni, hogy, hogy sok sztori elkészítésébe kezdünk bele egyszerre!

Minél több sztorin dolgozunk egyszerre, annál többfelé forgácsoljuk szét az energiánkat és annál több befektetett munkánk várakozik arra, hogy leszállított értékké alakulhasson.

A befektetett munka megromlik!

Mondhatnánk, hogy a sok megkezdett munka nem akkora gond, mivel előbb-utóbb ez a sok munka úgyis eredménybe fordul és akkor a sok még félkész sztori eljut a felhasználókhoz. Ez igaz is lehetne, ha a befektetett munka soha nem veszítene az értékéből. De sajnos veszít.

Rengeteg oka lehet ennek, ezek közül csak a példa kedvéért felsorolunk néhány olyan esetet, amikor a befektetett munka biztosan veszít az értékéből:

  • A felhasználók igényei módosultak az idővel.
  • Aki belekezdett a munkába, az már más feladaton dolgozik, vagy nincs is a cégnél. Ha van aki átvegye a munkát, annak meg kell értenie az előző ember gondolatmenetét. Ha nincs, akkor a befektetett munkából soha nem lesz eredmény.
  • Tegyük fel, hogy az aki korábban belekezdett a munkába még elérhető, és folytatni is tudja, de már nem emlékszik rá, hogy mit miért csinált annak idején. Ezért újra meg kell értenie, ami persze több idő, mintha akkor befejezte volna.
  • Egy eredmény annyi ideig várt, hogy már nem is fontos, ezért félretesszük. Néha örökre. Ilyenkor minden befektetett munka kárba vész.
  • A fentiek egyike sem következik be, viszont a felhasználó prioritásai megváltoztak és jobban örült volna annak, ha egy másik eredménnyel lettünk volna készen hamarabb. Ekkor csak nem maximalizáltuk a felhasználói elégedettséget. Egy erős versenyben már ez is elég problémát okozhat.

A legjobb megoldás az, ha minden befektetett munkánk a lehető leggyorsabban hasznosul átadott eredményként.

Hogyan tudjuk ezt elérni?

Úgy, hogy kevés sztorira koncentráljuk az energiáinkat és azokat a lehető leggyorsabban eredményként leszállítjuk a felhasználóink felé. Ezt az alapelvet az autógyártásban már évtizedek óta alkalmazzák és a készletek minimalizálásának elveként ismerik.

Fókuszáld az energiát az előrehaladt sztorikra

Az eredmények leszállításának munkafázisait azért is érdemes megjeleníteni, mert így látjuk hogy melyik sztorikba fektettük eddig a legtöbb munkát, illetve melyik van a legközelebb ahhoz, hogy leszállíthassuk a felhasználóinknak. A tábla végén lévők azok, amelyekre érdemes koncentrálni.

Huzoelv

Tartsuk be a húzóelvet: azzal a sztorival foglalkozzunk, amelyik a folyamat végén van.

Ha valaki több feladaton is tudna dolgozni, akkor olyan sztori feladatát válassza, amelyik a „kész” státuszhoz a legközelebb van. A lean szemléletben ezt nevezik húzóelvnek. Miért jó ez? Azért mert biztosítja, hogy olyan feladatba fektessük a munkánkat, aminek az eredménye a lehető leggyorsabban eljut a felhasználónkhoz. Ezzel a módszerrel csökkentjük a félkész feladatokba fektetett időt és befektetett munka „megromlásának” kockázatát.

Minél kevesebb sztorink van a táblán, annál inkább koncentrálni tudjuk a munkánkat és a már megkezdett sztorik leszállítási sebességét növelni tudjuk. Nem csak a táblán lévő sztorik számát lehet korlátozni, hanem az egyes oszlopokban lévők számát is. Ezt a korlátozást nevezik WIP (Work In Progress) korlátnak. A folyamatban lévő munkák számának korlátozása a lean szemlélet egyik alapvető eszköze.

Nincs feladat sztori nélkül!

Legyünk nagyon óvatosak a beeső feladatokkal! Ha bármilyen új feladat tart igényt az időnkre, akkor ezek legyen az első kérdéseink: melyik sztori teljesülését szolgálja ez a feladat? A feladat elvégzése nélkül melyik sztorit nem leszünk képesek leszállítani? Esetleg ez a feladat egy új eredmény érdekében végzendő munka? Ha igen, akkor meg tudjuk mondani, hogy az új sztori milyen értéket teremt és ki lesz ennek az értéknek haszonélvezője? Érdemes most egy új sztoriba belekezdenünk és ezzel növelni a befektetett munkamennyiségünket – azaz a készletünket?

Tegyük láthatóvá a problémákat!

Az alacsony készletekkel működtetett munkafolyamat érzékeny a hibákra. Akkor tudunk folyamatosan, alacsony készlettel eredményeket szállítani, ha minden sztori amibe belekezdtünk a lehető leggyorsabban elkészül. Ha ez nem így lenne, akkor vagy növelnünk kellene a készletek méretét, vagy tétlenül kellene hagynunk a kapacitásaink egy részét.

Elakadas

Ha elakadtunk a munkával azonnal tegyük ezt láthatóvá!

Éppen ezért fontos, hogy azonnal észrevegyük ha egy sztori megvalósítása során valamilyen nemvárt akadályba ütközünk. Ha világosan láthatóak a problémák, akkor valószínű hogy hamarabb el is hárítjuk őket és a sztori folytathatja az útját a felhasználók felé.

Hogyan ültessük mindezt a gyakorlatba?

Azt mondtuk, hogy azt tekintjük eredménynek, ha a cikk olvasói a gyakorlatban is kipróbálják az itt leírt megközelítést.

Összeszedtük a legfontosabb lépéseket ehhez.

  1. Gyűjtsük össze az összes feladatot, amin a közeljövőben dolgozni szeretnénk.
  2. Próbáljuk meg megfogalmazni, hogy milyen értékes eredmény elkészüléséhez járul hozzá ez a feladat. Akkor tudtuk jól megfogalmazni az eredményt, ha meg tudjuk mondani hogy kik az eredmény haszonélvezői és milyen formában fog számukra hasznot teremteni ez az eredmény. Ezeket próbáljuk meg sztori formájában megfogalmazni.
  3. Rendeljünk minden feladatot egy sztorihoz. Ha minden jól megy, akkor észrevesszük hogy sok ismert feladatunk közös eredményt szolgál.
  4. Innentől koncentráljunk csak a sztorikra. Próbáljunk meg meghatározni közöttük egy fontossági sorrendet.
  5. Készítsünk egy táblát, amelyiken minden oszlop a sztorik leszállításának egy-egy státuszát reprezentálja. Helyezzük el a sztorijainkat ezen a táblán úgy, hogy mindegyik sztori a készültségi fokának megfelelő oszlopba kerüljön. Ha korábban ösztönösen jól dolgoztunk, akkor a legfontosabb sztorik vannak a tábla vége felé.
  6. Koncentráljuk az energiáinkat a tábla végén lévő sztorikra. Lehetőleg ezek közül is csak egyre. Hajtsuk végre azokat a feladatokat, amik ahhoz szükségesek, hogy az utolsó sztorit elkészítsük.

A fent leírt módszer alkalmazásához szükségünk lehet valamilyen támogató szoftverre. Egyéni munkához kiválóan alkalmas a Trello. Egy agilis csapat számára viszont szívesebben ajánljuk a Scrum Mate alkalmazást, ami nem csak táblákat, de teljes product backlog menedzsment megoldást is biztosít.

Ez a cikk az adaptiveconsulting.hu oldalon jelent meg elsőként „Hogyan priorizáljam a feladataimat?” címmel.