A hatékony időgazdálkodás 14 tippje

by | Jan 3, 2015

Hogyan kezdhetnénk jobban egy új évet annál, mint hogy felvértezzük magunkat néhány hasznos időgazdálkodási tippel? Ebben a cikkben ismert és kevésbé ismert módszereket gyűjtöttem össze arról, hogy miként végezzünk el több, értékesebb feladatot úgy, hogy közben energikusak maradjunk?

  • Hogyan végezzük el a legtöbb feladatot? Módszerek, amik segítenek abban, hogy adott idő alatt a lehető legtöbb feladatot végezhessük el.
  • Hogyan koncentráljunk az értékes feladatokra? Módszerek, amik belátják, hogy nem fogunk tudni mindent elvégezni ezért segítenek a fontos dolgokra koncentrálni.
  • Hogyan maradjunk energikusak? Módszerek arra, hogy hogyan tartsunk szervezetünket és elménket jó formában.

Hogyan végezzünk el több feladatot?

Az időgazdálkodás első lépése, hogy listát vezetünk mindazokról a feladatokról, amiket el akarunk végezni. Erre egy egyszerű feladatlista is alkalmas. A következő lépés, hogy egy olyan szisztémát alkalmazunk, ami segít a lehető legtöbb feladat elvégzésében a rendelkezésünkre álló idő alatt.

Getting Things Done – Intézz el mindent! (1. tipp)

Más szóval alkalmazz fegyelmezett időgazdálkodási módszert! A GTD (Getting Things Done, magyar címe: „Intézz el mindent!“) időgazdálkodási módszer a legjobb erre. A módszer lényege, hogy sokkal több feladatot tudunk elvégezni akkor, ha nem kell gondolkodnunk azon hogy mit csináljunk, hanem egy mechanizmus segítségével egyszerűen kiválasztjuk az adott pillanatban leghatékonyabban elvégezhető feladatot.

A GTD ennek a mechanizmusnak a kialakításához ad módszert, mégpedig öt lépésen keresztül.

  • Rögzítsd. Az első lépés, hogy a felmerülő feladatokat a lehető legkevesebb ráfordítással rögzítsd egy „Inbox” gyűjtőbe. Ez lehet elektronikus eszköz vagy jegyzettömb is. A lényeg, hogy minden pillanatban veled legyen és legyen alkalmas arra, hogy a felismerés pillanatában rögzítsd vele a feladatokat. Ezzel a módszerrel megszabadítjuk magunkat attól a stressztől, hogy valamit elfelejtettünk.
  • Dolgozd fel. Szánj időt arra, hogy az Inbox-ban összegyűjtött feladatokat átnézed. Azokat amik azonnal, rövid idő alatt (mondjuk kevesebb, mint két perc) elvégezhetők, végezd el. A többit vagy tedd be egy teendő-listábavagy delegáld valaki másnak ha nem a te dolgod, vagy tedd félre későbbi rendszerezésre. A teendő listában lévő feladatokat az alkalmas pillanatban végrehajtjuk. Teendő listából több is lehet. Lehet például egy listánk az otthoni feladatok számára, egy az irodában végzendő munkának, egy az elintézendő telefonhívásoknak. Természetesen egy elektronikus eszköz sokat segít abban, hogy egyetlen listában tárolhassuk a feladatokat, amiket több szempont szerint rendszerezhetünk. Én az utóbbi időben a Wunderlist alkalmazást  használom a személyes feladataim rögzítésére.
  • Rendszerezd. Ebben a lépésben teszünk rendet a további rendszerezésre félretett feladatok között. Előfordulhatnak közöttük olyanok, amikkel nincs jól megfogható teendőnk. Ezeket tegyük el például egy „ötletek” gyűjtőbe, hogy megnyugodjunk afelől, hogy megőriztük őket. Én az Evernote szolgáltatást használom erre és nagyon őszintén javasolom mindenkinek. Lesznek közöttük olyan feladatok, amik több időt igényelnek. Ezeket tervezzük be a naptárunkba. Lehetnek közöttük komplex feladatok, amiket David Allen projekteknek hív. Ezeknél döntsük el, hogy mi az első specifikus feladat amit végre tudunk hajtani. Ezt tegyük be egy teendő listába. A projektet pedig tegyük be egy „projektek” listába.
  • Vizsgáld át. A projekt listában lévő projektjeinket és az ötletgyűjtőben lévő ötleteinket rendszeres időközönként vizsgáljuk át és határozzunk meg hozzájuk olyan végrehajtható feladatokat, amiket aztán a teendő listák valamelyikébe tudunk tenni. A GTD módszer ezzel a fázissal biztosítja, hogy a hosszú távú céljainkat időről időre napirendre tegyük. Az átvizsgálás egy rendszeres feladat, amit mondjuk hetente kétszer megtehetünk.
  • Végezd el. Határozd el magad és hajtsd végre a feladatot. Ekkor már ne gondolj másra, csak koncentrálj a feladat végrehajtására. Ha jól végeztük el a korábbi lépéseket, akkor minden adott ahhoz, hogy hatékonyan végezzünk feladainkkal.

A GTD módszer legismertebb része az itt bemutatott öt lépés, de a GTD nem csak ennyi! Akit bővebben érdekel a GTD módszer egy jó angol nyelvű összefoglalót olvashat itt.

Minden feladatot tervezz be a naptáradba (2. tipp)

Cal Newport egy elismert kutató és időmenedzsment „guru”. Vizsgálatai szerint a feladatlisták önmagukban nem segítik az időgazdálkodásunkat. Éppen ezért minden egyes teendőnket tervezzük be a naptárunkba. Én 2014. szeptemberben kezdtem el alkalmazni a módszerét és egyértelműen segített jobban szervezni az életem.

Newport szerint a feladatlisták elrejtik a feladatok méretét és időigényét, nem segítenek reális képet alkotni arról, hogy mennyi feladattal vagyunk képesek valójában megbirkózni. Éppen ezért minden feladatot tervezzünk be a naptárunkba a becsült időszükségletével együtt! Ha valamiért nem tudjuk a tervezett időpontban végrehajtani, akkor tegyük át másik időpontra, lehetőleg még az adott héten. Ezzel a módszerrel képesek leszünk reálisan megítélni a heti teljesítőképességünket.

2014. decemberében kezdtem el használni a Timeful nevű alkalmazást, ami kifejezetten a feladatlisták naptárba tervezését támogatja. Az alkalmazás ingyenes, de egyelőre csak iOS eszközökön elérhető.

Fejezd be amit elkezdtél (3. tipp)

A legtöbben megdöbbennének , ha tudnák hogy mennyi munkát ölnek egy évben olyan tevékenységekbe, amiket sosem fejeznek be. Ezek egy ideig fontosak, meg is teszünk értük ezt-azt, majd később az élet felülírja a célokat és a munkánk sosem hasznosul. Minél inkább szellemi munkát végzünk, annál nagyobb az esélye annak, hogy ebbe a hibába esünk. Egy műhelyben nem férünk el ha sok a félkész termék. A számítógépen ugyanezt már nem vesszük észre… Ha több eredményt akarunk elérni, akkor figyeljünk arra, hogy mennyi munkán – vagy a GTD fogalomrendszerében: projekten – dolgozunk párhuzamosan!

Mielőtt belekezdünk egy feladatba válaszoljuk meg magunknak a kérdést:

  • Van más feladatom, amivel még nem végeztem? Ha igen, mi indokolja azt hogy másikba kezdjek?
  • Be tudom fejezni ezt a feladatot a belátható időben? Ha nem, akkor szét tudom szedni jól meghatározható lépésekre? Esetleg olyanokra, amiknek önmagukban is lehet haszna?

Tudd, hogy miért csinálod… (4. tipp)

Ha már betartjuk a befejezés szabályát, akkor érdemes nagyon tudatosan megválasztani hogy mibe kezdünk bele egyáltalán! Ezért mielőtt belekezdenénk bármibe is, tegyük fel magunknak a következő négy kérdést.
Jurgen Appelo, a Management 3.0 című népszerű könyv szerzője alkalmazza a négy miért technikáját.

  • Miért ezt? Miért pont ezzel foglalkozzak? Ez a kérdés segít megérteni a munka célját. Vagy éppen rádöbbent, hogy csak megszokásból, vagy magunk sem tudjuk miért csinálnánk ezt. Ha az derül ki, hogy ez a legfontosabb feladat amivel foglalkoznom kell, akkor a kérdés segített ezt tudatosítani magunkban, ami jó hatással lesz a motivációnkra. Ha nem ez a legfontosabb, akkor elkerültünk egy feladatválasztási hibát…
  • Miért én? Lehet, hogy a feladat elvégzése fontos, de egyáltalán nem biztos, hogy nekem kell ezzel foglalkoznom. Lehet, hogy más hatékonyabban, olcsóbban, jobban képes lenne ugyanezt elvégezni.
  • Miért most? A kérdés, hogy tényleg most van-e itt az ideje annak, hogy ezzel a dologgal foglalkozzak? Ez valami olyan, ami fontos is, vagy csak sürgős lett? Mi van, ha mégis későbbre halasztom? Mi történik, ha egyáltalán nem csinálom meg?
  • Miért itt? Olyan-e a feladat jellege, amit valamilyen felszerelést, közeget igényel? Elképzelhető-e az, hogy ezt a feladatot valahol máshol is meg tudnám oldani, és itt, ahol most vagyok inkább olyan feladatokkal kellene foglalkoznom, amit csak itt tudok megoldani?

Érdemes ezeket a kérdéseket minden alkalommal feltenni, amikor új nagyobb feladatba kezdenénk bele.

Hogyan koncentráljunk az értékes feladatokra?

A hatékonyság egyik fontos pillére a feladataink szervezett, fegyelmezett végrehajtása. Ugyanennyire fontos viszont az is, hogy a szűkös időnket olyan feladatok végrehajtására fordítsuk, amik valóban fontos célokat szolgálnak.

First Things First (Először a fontosat! )

Míg a GTD módszer elsősorban a feladatok végrehajtására koncentrál, addig a First Things First szemlélet az időnk értékes felhasználására helyezi a hangsúlyt Stephen R. Covey könyve magyarul is megjelent „Először a fontosat!” címmel. Szokjunk hozzá a gondolathoz, hogy bármennyire is hatékonyan szervezzük az időnket, akkor sem lesz időnk minden feladatot elvégezni. A lényeg a prioritások meghatározása és betartása. Covey könyve nagyon sok hasznos támpontot ad az időgazdálkodáshoz melyek önállóan is megérnének egy cikket. Én most kettőt emelek ki ezek közül. A sürgősség csapdáját és az életben betöltött szerepeink tudatos kezelésének fontosságát.

Válaszd szét a sürgőset és a fontosat (5. tipp)

Az időgazdálkodásunk legnagyobb ellensége a sürgősség. A sürgősség elhomályosítja ítélőképességünket és a fontosság érzetét kelti. Eisenhowernek, az Egyesült Államok egykori elnökének tulajdonítják a következő idézetet: „ami fontos, az ritkán sürgős és ami sürgős az ritkán fontos.” Az Eisenhower mátrix a fontosság és sürgősség szerint osztályozza a feladatokat. Erre a mátrixra épül Covey módszere is. A módszer támpontot ad arra, hogy mit tegyünk az egyes negyedekben lévő feladatokkal.

  • Sürgős és fontos – amint lehet végezzük el. (I. negyed.) Ezek a feladatok azok, amiket amilyen gyorsan csak lehet meg kell csinálnunk. Sajnos hajlamosak vagyunk az összes időnket ebben a negyedben tölteni. Ezzel az a baj, hogy elveszítjük az irányítást az életünk felett, mások által meghatározott feladatok töltik ki a teljes időnket. Fontos, hogy ebbe a negyedbe kerüljenek be olyan feladatok is, amiket mi határoztunk meg saját magunknak!
  • Fontos, de nem sürgős – tervezzük be őket. (II. negyed.) Ez az értékes időtöltésünk. Az ebben a negyedben eltöltött idő alatt töltődünk fel és növeljük érdemben a hatékonyságunkat. Fontos, hogy az itt kitűzött céljainkat tervezzük be, adjunk nekik határidőt. Így egy idő után eljutnak az első negyedbe – abba a negyedbe, amelyikre leginkább koncentrálunk. A módszer kritikus eleme, hogy az időnk egy jó részét előre töltsük fel a fontos, de nem sürgős elemekkel, betonozzuk be őket, nehogy a sürgős feladatok kiszorítsák őket onnan.
  • Sürgős, de nem fontos – csökkentsük, automatizáljuk, delegáljuk. (III. negyed.) Ezek a megszokáson alapuló feladatok. Gyakran a nem hatékony vállalati szokások kényszerítik ránk őket. Próbáljunk meg tenni azért, hogy ezek számát csökkentsük! (Az ezek csökkentésére irányuló erőfeszítések tipikus második negyedbeli tevékenységek.) Ha megtehetjük, akkor inkább delegáljuk, vagy automatizáljuk őket. (Vigyázzunk a delegálással is, nehogy az alattunk dolgozó emberek idejét tegyük tönkre!)
  • Nem sürgős és nem fontos – hagyjuk el. (IV. negyed.) Ezek általában saját rossz szokásaink. Ezek a bambulós tevékenységek: TV nézés, céltalan internet böngészés. Ne keverjük őket össze az első negyed pihentető tevékenységeivel, mert ezek a hiedelemmel ellentétben nem pihentetnek!

A First Things First módszer kulcsa tehát az, hogy töltsük fel az időnket előre olyan feladatokkal, amik számunkra értékes célokat szolgálnak.

Tudatosítsd a szerepeidet (6. tipp)

Mindannyiunk számára más fontos. Covey azt javasolja, hogy vegyük sorra, hogy milyen szerepeket töltünk be az életünk során és ezek közül melyek a fontosak. Lehetek például egy személyben családapa, férj, vezető és szakember. Ezen túl lehet néhány hobbim, ami az életem fontos része. Ha minden szerepkört meg akarok tartani, akkor képesnek kell lennem ezek mindegyikére időt fordítani. Az időmet tehát úgy kell beosztanom, hogy a különböző szerepköreimhez kapcsolódó feladatok egyensúlyban legyenek.

Tartsd magad formában!

A feladatok fegyelmezett végrehajtásán és az elvégzendő feladatok jó kiválasztásán túl még egy területen mindannyian tudunk fejlődni. Ez pedig a saját képességeink formában tartása, ami nem csak a hatékonyságunkra, de az egész életminőségünkre pozitív hatással van.

Mozogj! (7. tipp)

John Medina nagyszerű könyve a Brain Rules 12 szabályt gyűjt össze, melyek meghatározzák agyunk működését. Ezek közül az egyik a mozgás jótékony hatása az agyunk teljesítőképességére. Az evolúció során őseink folyamatosan mozogtak. Ennek megfelelően agyunk is a mozgásra rendezkedett be. Medina szerint agyunk akkor a legaktívabb, amikor nagyjából 2.9 km/óra sebességgel gyalogolunk. Nem véletlen, hogy Steve Jobs előszeretettel tárgyalt séta közben.

Aludj eleget! (8. tipp)

Agyunknak napi 8-9 óra alvásra van szüksége. Ha ezt nem kapja meg, akkor szellemi képességeink jelentős mértékben csökkennek. A legrosszabb, hogy ezt az alváshiányos emberek észre sem veszik, mivel számukra a csökkent képességek teljesen normálisnak fognak tűnni. Egy, a New York Times oldalán közölt kutatás szerint azok, akik 8 óránál kevesebbet alszanak jóval a potenciális képességeik alatt tejesítenek. Azok, akik két héten keresztül rendszeresen 6 órát aludtak olyan képességeket mutattak mint azok, akiket 24 órás alvásmegvonásnak vetettek alá.

A multitasking csökkenti az IQ-t! (9. tipp)

A hatékonysággal kapcsolatos legnagyobb tévhit, hogy képesek vagyunk megosztani a figyelmünket. A figyelem sajátossága, hogy egyetlen célpontra összpontosul. A Forbes magazin jelentetett meg 2014. októberében egy cikket, mely több tanulmányra is hivatkozik ami bizonyítja, hogy a több  feladat párhuzamos végzése rontja a szellemi képességeinket. A Stanfordi Egyetemen végzett kutatás például kimutatta, hogy azok, akik rendszeresen több feladatot végeznek egyszerre – erre általában büszkék is – sokkal rosszabbul teljesítenek mint azok, akik egyszerre egy feladatra koncentrálnak. Ennek elsődleges oka, hogy sokkal rosszabbul teljesítenek a gondolataik rendszerezésében mint az egy feladatra koncentrálók és nem képesek kiszűrni az irreleváns információkat. Összességében a vizsgálat kimutatta, hogy ezek az emberek sokkal lassabban váltottak feladatot, mint a fókuszáltabb kollégáik.

A Londoni Egyetemen végzett kutatások során még megdöbbentőbb eredményeket találtak. A gyakori feladatváltásokkal terhelt emberek IQ-teszt eredménye 15 pontot csökkent a kísérlet ideje alatt. Olyan eredményeket értek el, mintha marihuánát szívtak volna, vagy kihagytak volna egy éjszakát. Sokaknál egy 8 éves gyermekével megegyező IQ-t mértek a gyakori feladatváltások mellékhatásaként…

Becsüld a délelőttödet! (10. tipp)

A délelőttünk a szellemi szempontból legértékesebb időszakunk, ezért ezekkel az órákkal gazdálkodjunk a legbölcsebben! Több kutatás szerint is úgy tűnik, hogy az ébredést követő második órától számított két és fél órán keresztül vagyunk a legjobbak, ha szellemi teljesítményről van szó. Ráadásul az akaraterőnk is ebben az időszakban a legnagyobb.

Figyelj a hangulatodra, különösen reggel… (11. tipp)

Sokan hiszik, hogy a hatékony emberek robotok módjára dolgoznak. Az igazság az, hogy a leghatékonyabb emberek általában jókedvűek. Számos kísérlet bizonyította be, hogy a hangulatunk változása döbbenetes hatással van problémamegoldó képességünkre és döntéseinkre. A reggeli hangulatunk befolyásolja a legjobban az egész napunkat. Kutatók szerint fontos, hogy figyeljünk oda a reggeli hangulatunkra!

Szundikálj ebéd után… (12. tipp)

Az ébredést követő 6-8 óra múlva az agyunk hirtelen alvásért kiált. Egy Nasa kutatás szerint azok az űrhajósok, akik ebben az időszakban 26 percet aludtak, 34%-kal jobban teljesítettek az alvást követően. Ha nincs is lehetőségünk ebben az időszakban ledőlni egy kis pihenésre, akkor legalább ne időzítsünk fontos feladatokat erre az időszakra. Az email olvasás például tökéletes jelölt az ebéd utáni egy-két óránk eltöltésére.

Kevesebb email. Különösen reggel… (13. tipp)

A reggeli időszakunk létező legrosszabb időtöltése az email olvasás. Több felmérés jutott arra a következtetésre, hogy a hatékony vezetők soha nem olvasnak reggel emailt! Miért?

  • Mert átveszik az irányítást. A legtöbb email valamilyen feladatot generál. Még akkor is, ha nem a főnökünktől, vagy az ügyfelünktől kapjuk. Ha a reggeli időszakot átadjuk a mások által generált feladatoknak, akkor azzal fogunk foglalkozni, ami másnak fontos, nem azzal ami nekünk.
  • Mert felbosszanthatnak. Bármikor kaphatunk olyan levelet, amit igazságtalannak élünk meg. Ez azonnal felbosszantja a legtöbbünket. Mivel a hangulatunk hatással van a teljesítményünkre és az egész napi hangulatunkat a reggelünk befolyásolja a leginkább, ezért könnyű belátni, hogy miért veszélyes reggelente emailt olvasni…
  • Mert elviszik az időt. Még ha hatékony időgazdálkodási módszereket követünk is, akkor is rengeteg időt vehet el a jelentéktelen emailek olvasása. Pusztán az értékes extra-hatékony délelőtti időnk elpocsékolásával is rengeteg kárt képes okozni a sok email.

Az emailekkel egyébként célszerű óvatosan bánni, nem csak reggel. Az elektronikus levelek olvasása egyes kutatások szerint az alkoholhoz és a cigarettához hasonló függőséget okozhat. Ha ebbe beleesünk, akkor állandóan megszakítjuk a munkánkat, aminek a hatásairól már ebben a cikkben is írtunk.

Ezeknek a kutatásoknak a hatására én is megváltoztattam az email olvasási szokásaimat. Naponta háromszor olvasok emailt. Az elsőt közvetlenül ebéd után, az utolsót a tervezett munkaidőm vége előtt kb. fél órával…

Tervezd a következő napod este (14. tipp)

Zárd le minden napodat úgy, hogy meghatározod a következő nap legfontosabb teendőit. Ha úgy ébredünk, hogy pontosan tudjuk, hogy mit várunk ettől a naptól, akkor sokkal fókuszáltabbak és magabiztosabbak leszünk. Több kutatás igazolja, hogy a záró rituálék segítenek a munka/magánélet egyensúly megtartásában. A következő nap legfontosabb 2-3 feladatának meghatározása egyfajta záró eseménye a mai napnak, ami segít hátrahagyni a munkát.